Заказчик ведет активную торговую деятельность с множеством контрагентов. В качестве контрагентов выступают как поставщики, так и покупатели. Объем выполняемых операций в день в рамках группы компаний достигает 1000 документов.
В качестве целей автоматизации можно выделить:
- Систематизация хранения и обработки первичных документов
- Снижение рисков потери первичных документов
- Упрощение поиска и получения оперативного доступа к первичным документам
- Возможность сравнения данных в учетных системах и входящих и исходящих документов
В системе 1С:Документооборот должна сохраняться информация:
- О подписанных исходящих документах (договоры, накладные, счета-фактуры и т.д.)
- О входящих документах
Ключевой функционал разработанной системы – возможность выполнить сверку данных оперативной системы и данных системы 1С:Документооборот на предмет выявления расхождений. Сверка данных учетной системы и 1С:Документооборот предполагает сравнение операций в разрезе:
- Номер документа
- Дата документа
- Тип документа
- Организация (по данным ИНН и КПП)
- Контрагент (по данным ИНН и КПП)
- Сумма
В случае нахождения расхождений в данных первичных документов и учетных систем пользователь должен внести соответствующие корректировки и повторить сверку. Наличие сверки гарантирует, что к каждой операции учетной системы существует подтверждающий операцию первичный документ. И к каждому первичному документу существует операция в учетной системе.
Для выполнения указанной проверки все входящие и исходящие документы должны быть занесены в информационные системы по утвержденным схемам.
Схема отражения исходящих документов:
- Операция отражается в учетной информационной системе
- Каждой операции присваивается уникальный штрихкод
- На основании данных о проведенной операции учетная система вызывала WEB-сервис на стороне 1С:Документооборот для создания карточки документа
- В системе 1С:Документооборот создается карточка документа, с заполненными полями:
- Номер документа
- Дата документа
- Штрихкод документа
- Тип документа
- Организация
- Контрагент
- Сумма
- На основании операции в учетной системе печатаются соответствующие формы документа. Эти формы подписываются с двух сторон
- После подписания документа он сканируется и загружается в систему 1С:Документооборот
- В момент загрузки данных образ скана документа распознается при помощи системы ABBY FlexiCapture. В момент сканирования распознаются поля Номер, Дата, Штрихкод, Организация, Контрагент, Сумма
- В случае, если в системе 1С:Документооборот не был найден соответствующий по штрихкоду электронный документ, то создается карточка нового документа. Если карточка электронного документа найдена, то система сравнивает значения распознанных полей документа и данных электронного документа
- В случае наличия расхождения система помечает электронный документ как подозрительный
Выполнение операций по указанной схеме позволяет сравнить данные операций учетной системы и данные исходящих первичных документов. По каждой операции система сравнит данные ключевых полей с данными печатных документов. По каждому печатному документу система позволит определить корректно ли оформлена операция.
Схема отражения данных по входящим документам:
- Все входящие документы загружаются из внешней системы документооборота
- На основании переданных подписанных документов в системе 1С:Документооборот создаются карточки электронных документов с заполненными полями:
- Номер документа
- Дата документа
- Штрихкод документа
- Тип документа
- Организация
- Контрагент
- Сумма
- На основании полученных входящих документов в учетной системе ответственные сотрудники должны внести соответствующие операции в учетной системе
Выполнение операций по указанной схеме позволяет сравнить данные операций учетной системы и данные входящих первичных документов. По каждой операции система сравнит данные ключевых полей с данными печатных документов. По каждому печатному документу система позволит определить корректно ли оформлена операция.
Внедрение системы сравнения операций в системе и первичных документов позволило:
- На 20% сократить время подготовки отчетности
- Повысило качество предоставляемых отчетных данных
Информация о внедрении на сайте 1С: Взаимодействие 1С:Документооборот и учетных систем