1С: Управление торговлей 8

От учета − к анализу, планированию и управлению эффективностью торговой деятельности

«1С:Управление торговлей 8» − тиражный продукт нового поколения, позволяющий в комплексе автоматизировать задачи оперативного и управленческого учета, анализа и планирования торговых операций. Ключевым направлением развития нового решения является реализация мощной функциональности, предназначенной для организации эффективного управления современным торговым предприятием:

Управление продажами;
Управление поставками;
Управление складскими запасами;
Управление заказами;
Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM);
Управление товарооборотом предприятия;
Планирование продаж и закупок;
Анализ цен и управление ценовой политикой;
Мониторинг и анализ показателей торговой деятельности.

Управление продажами

«1С:Управление торговлей 8» обеспечивает сквозную автоматизацию процесса продаж в оптовой и розничной торговле. Поддерживаются различные схемы продажи товаров − со склада и под заказ, продажа в кредит или по предоплате, продажа товаров, принятых на комиссию, передача на реализацию комиссионеру и т.д.

Мощные средства взаимосвязанного планирования и контроля продаж и закупок позволяют комплексно решать задачи ведения заказов покупателей, резервирования товаров на складах, выявления текущих и перспективных потребностей в товарах, формирования на их основе заказов поставщикам. Применение этих средств дает возможность значительно уменьшить риск срыва поставок и поддерживать оптимальный уровень складских запасов.

Планирование продаж

Реализованные в системе возможности планирования и план-фактного анализа обеспечивают поддержку принятия решений, определяющих развитие бизнеса, и позволяют перейти от «стихийного» управления к регулярному менеджменту продаж.

Система дает управленческому персоналу компании мощные и удобные инструменты для планирования:

объемов продаж в натуральном и стоимостном выражении, в том числе на основании данных о продажах за предыдущие периоды, информации о текущих складских остатках и полученных на плановый период заказах покупателей;
отпускных цен, в том числе на основании информации о текущих ценах компании и конкурентов;
себестоимости продаж, с учетом информации о ценах поставщиков и фактической себестоимости продаж за определенный период.

Планирование продаж может производиться как по предприятию в целом, так и по подразделениям или группам подразделений, для отдельных товаров и товарных групп, для определенных категорий покупателей (по регионам, по видам деятельности и т.п.). Руководители и менеджеры составляют планы продаж по направлениям, за которые они отвечают, а система обеспечивает консолидацию отдельных планов в сводный план продаж предприятия. Планирование может вестись с различной временной детализацией, от дня до года, что позволяет:

переходить от стратегических к оперативным планам, сохраняя при этом информацию о показателях, установленных на каждом этапе планирования;
вести планирование, как с учетом, так и без учета сезонных колебаний спроса.

Для контроля выполнения разработанных планов в системе предусмотрены развитые средства сравнительного анализа данных о запланированных и фактических продажах.

Управление заказами покупателей

Функциональность управления заказами, реализованная в системе, позволяет:

оптимальным образом размещать заказы покупателей в заказах поставщикам и резервировать товары на складах в соответствии с принятой в компании стратегией исполнения заказов и схемами работы (работа со склада, под заказ);
обеспечивать четкое соблюдение сроков поставки заказанных товаров, удовлетворять запросы как можно большего количества клиентов и при этом избегать возникновения избыточных складских запасов;
повысить привлекательность компании как надежного поставщика и уменьшить издержки.

Все этапы прохождения заказа и его корректировки фиксируются в системе соответствующими документами. Вы можете в любой момент получить полную информацию о ходе выполнения заказа, отслеживать историю взаимоотношений с клиентами и поставщиками, оценивать эффективность и надежность работы с ними.

Управление закупками

«1С:Управление торговлей 8» обеспечивает менеджеров торгового предприятия информацией, необходимой для своевременного принятия решений о пополнении товарных запасов, для снижения затрат на закупки и четкой организации взаимодействия с поставщиками. Основные функции подсистемы управления закупками:

оперативное планирование закупок;
оформление заказов поставщикам и контроль их исполнения;
платежный календарь расхода денежных средств.

Поддерживаются различные схемы приема товаров от поставщиков, прием на ответственное хранение, на реализацию. Предусмотрена возможность оформления «неотфактурованных поставок» − товаров, которые по тем или иным причинам требуется принять на склад и пустить в продажу до поступления необходимых сопроводительных документов. В дальнейшем при регистрации полученных от поставщика сопроводительных документов они автоматически «связываются»с реальными продажами товаров.

Управление запасами

В системе реализован детальный оперативный учет товаров на складах, обеспечивается полный контроль товарных запасов предприятия в оптовой и розничной торговле. Все складские операции фиксируются с помощью соответствующих документов – поступление товаров, перемещение товаров, реализация товаров, инвентаризация и т.п. Система позволяет вести учет товаров в различных единицах измерения (упаковках), складской учет на множестве складов (мест хранения).

Поддерживается раздельный учет собственных товаров, товаров, принятых и переданных на реализацию, товаров, принятых на ответственное хранение, а также учет возвратной тары.

Реализован партионный учет товаров, в том числе по серийным номерам, срокам годности и сертификатам, обеспечивается контроль правильности списания серийных номеров, товаров с определенными сроками годности и сертификатами. Расчет себестоимости ведется по методам FIFO и LIFO. Поддерживается ведение партионного учета в разрезе складов, возможность задания произвольных характеристик партии (цвет, размер и т.д.).

Мощные средства статистического контроля запасов позволяют оценить «привлекательность» каждого товара по его доле в общем обороте или прибыли компании (ABC-анализ), стабильность продаж (XYZ-анализ), коэффициент оборачиваемости товара. Такой интегрированный анализ служит основой эффективного управления запасами, позволяет определять обоснованные нормативы складских запасов, регулярность закупок товаров различных групп. В результате снижается риск затоваривания склада и появляется возможность высвободить значительные оборотные средства за счет сокращения или отказа от закупок неходовых товаров.

Накладные расходы

«1С:Управление торговлей 8» позволяет вести учет различных видов накладных расходов − затрат на транспортировку, хранение, оплаты пошлин и акцизов, услуг как собственных, так и сторонних организаций и т.д. Эти расходы могут быть отнесены на себестоимость товаров. В зависимости от характера накладных расходов их распределение по товарным позициям может производиться пропорционально стоимости поступивших товаров, их весу или количеству.

Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM)

Эффективная работа с клиентами − один из ключевых факторов повышения рентабельности и надежности бизнеса в условиях высокой конкуренции. «1С:Управление торговлей 8» включает комплекс средств, позволяющих Вашей компании поставить заботу о клиентах на индустриальную основу:

отслеживать каждое обращение, эффективно использовать каждый контакт;
строить систему взаимоотношений, оптимально организовать работу с различными категориями клиентов;
оперативно реагировать на запросы клиентов, четко планировать взаимодействие с ними;
оценивать результаты различных маркетинговых и рекламных акций по привлечению клиентов.

Тем самым Вы обеспечиваете лояльность клиентов к Вашей компании, уменьшаете их отток к конкурентам, повышаете объем и регулярность продаж. Важно, что накопленная информация о клиентах становится достоянием Вашей компании, а не оседает в записных книжках отдельных сотрудников или в разрозненных файлах. Даже если кто-то из менеджеров заболеет или сменит место работы, Вы не потеряете связи с «его» клиентами, а клиенты оценят то, что о них заботится не один человек, а вся Ваша команда.

Аккумулируя в единой информационной системе опыт взаимодействия с клиентами, информацию о контактах, заказах и закупках, Ваша компания получает качественно новую основу для принятия решений по организации эффективной работы. Статистика по источникам обращения клиентов при первом контакте поможет Вам оценить отдачу от проведенных рекламных и маркетинговых акций. Сегментирование покупателей с использованием интегрирован ного ABC(XYZ)-анализа позволяет автоматически разделить клиентов:

на классы «А» (важный), «В» (средней важности) и «С» (низкой важности), исходя из того, какова доля этих клиентов в выручке или прибыли компании;
по статусам (потенциальный, разовый, постоянный, потерянный) и по регулярности закупок – стабильные (X-класс), нерегулярные (Y-класс), эпизодические (Z-класс).

Результаты такого анализа помогают оптимально организовать работу и распределить усилия сотрудников. Например, обеспечить приоритетную обработку заказов важных постоянных клиентов, закрепить за ними наиболее опытных и ответственных специалистов, самых активных и «пробивных» менеджеров ориентировать на работу с перспективными потенциальными клиентами и т.д.

Система позволяет также отслеживать историю изменения статусов клиентов. Это помогает выявить, в какой момент изменилось отношение клиента к Вашей компании, и какие действия к этому привели.

Оценка работы менеджеров

«1С:Управление торговлей 8» позволяет оценить и сопоставить работу менеджеров, отвечающих за продажи и работу с клиентами, по целому ряду показателей:

по полноте заполнения базы данных контактной информацией;
по количеству контактов с покупателями;
по анализу изменения стадий взаимоотношений с покупателями;
по коэффициенту удержания покупателей;
по количеству выполненных заказов;
по объемам продаж и принесенной прибыли.

Эти оценки могут использоваться для построения объективной системы мотивации персонала, отражающей специфику задач, решаемых различными категориями менеджеров.

Учет и контроль взаиморасчетов

«1С:Управление торговлей 8» обеспечивает детальный учет и непрерывный контроль взаиморасчетов с контрагентами, поддерживает различные уровни детализации взаиморасчетов вплоть до отдельных операций. Система позволяет отражать реальные особенности взаимоотношений с контрагентами, например, объединить в управленческом учете взаиморасчеты с группой юридических лиц, рассматривая их в качестве единого контрагента, или наоборот, организовать раздельный контроль взаиморасчетов с различными структурными единицами одной компании.

Обеспечивается контроль предельно допустимого размера задолженности − система не позволит сотруднику предприятия, не имеющему соответствующих полномочий, отпустить товар клиенту, превысившему лимит кредита или произвести очередную оплату поставщику, не выполнившему обязательств по ранее оплаченным поставкам.

Управление ценообразованием и мониторинг цен

«1С:Управление торговлей 8» предоставляет широкие возможности для управления отпускными ценами на товары, построения различных схем формирования цен и скидок, позволяет контролировать соблюдение сотрудниками предприятия установленной ценовой политики. Возможности механизма ценообразования позволяют:

регистрировать и сравнивать цены, предлагаемые различными поставщиками, и выбирать поставщика, предлагающего наилучшие условия, тем самым сокращая затраты на пополнение товарных запасов;
автоматически отслеживать изменения цен поставщиков при регистрации очередных поставок и производить при необходимости перерасчет отпускных цен на основании новых цен поставщиков и заданной торговой наценки;
анализировать ситуацию на рынке, отслеживать динамику изменения цен, сравнивать цены компании с ценами конкурентов.

Это позволяет оперативно реагировать на изменения рыночной конъюнктуры и формировать ценовую политику, обеспечивающую конкурентоспособность и рентабельность бизнеса.

Анализ информации о торговой деятельностии товарообороте

Мощная и гибкая система отчетов позволяет оперативно анализировать и непрерывно контролировать практически все аспекты торговой деятельности и товарооборота предприятия, в том числе:

продажи и оборачиваемость товаров, остатки товаров на складах и у комиссионеров, стоимостные оценки складов и товаров на реализации, ABC и XYZ-привлекательность товаров;
цены поставщиков и конкурентов;
оборот и остатки денежных средств, ожидаемые входящие и исходящие платежи;
взаиморасчеты с контрагентами, комитентами, комиссионерами, расчеты с подотчетными лицами, состояние дебиторской и кредиторской задолженности;
взаимоотношения с покупателями, работу с ними менеджеров, ABC и XYZ(привлекательность покупателей, полезность контактов и источников информации;
состояние заказов покупателей и заказов поставщикам;
планы продаж и их фактическое выполнение;
структуру оборотных средств и краткосрочных источников финансирования, в т.ч. коэффициенты абсолютной, срочной и текущей ликвидности, обеспеченность собственным оборотным капиталом, соотношение труднореализуемых и легкореализуемых активов и т.д.

Информацию можно получить в любых разрезах с требуемой детализацией (например, данные о продажах по регионам товаров той или иной группы) и в динамике (например, отследить динамику продаж за период с детализацией по дням). Пользователь может самостоятельно задавать (настраивать) уровень детализации, параметры группировки и критерии отбора данных в отчетах в соответствии со спецификой решаемых задач. Такие индивидуальные настройки (фактически − созданные пользователем специализированные отчеты) могут быть сохранены для дальнейшего использования.

Современные бизнес-методики, удобные и наглядные средства анализа информации, реализованные в системе, делают «1С:Управление торговлей 8» действенным инструментом для решения актуальных вопросов управления:

какие товары максимально выгодны, какие пользуются стабильным спросом, что и когда закупать;
как оперативно выполнить заказы и избежать затоваривания склада;
насколько эффективно работают менеджеры;
какие клиенты наиболее интересны Вашей компании, как лучше построить работу с ними;
как продавать больше, а тратить на рекламу меньше;
как обеспечить конкурентоспособность цен и рентабельность продаж;
как спланировать будущее компании и контролировать выполнение планов.

Рапорт руководителю

«Рапорт руководителю» − принципиально новый для продуктов системы «1С:Предприятие» механизм, который позволяет организовать регулярное формирование и доставку руководящему составу информации о текущем состоянии дел на предприятии. Важно, что для этого руководителю не требуется самому составлять запросы и даже просто запускать «1С:Предприятие». Будучи единожды настроен, механизм «Рапорт руководителю» может в соответствии с заданным регламентом (например, каждый день в 19:30 или каждые 15 минут в течение дня автоматически публиковать в интранете или отправлять по заданным адресам электронной почты отчет, в котором разноплановая информация о деятельности предприятия сконцентрирована в удобном и наглядном для руководителя виде.

В отчете приводится оперативный анализ данных по различным показателям: по объему продаж, по дебиторской и кредиторской задолженности, по движениям денежных средств в разрезе статей и т.д. Список показателей, которые должны быть представлены в отчете, можно настроить индивидуально для каждого из руководителей различных служб компании. Для удобства анализа в отчете предусмотрено графическое представление данных: графики сравнения фактических показателей с запланированными или с такими же показателями за прошлые периоды.

Технологии нового поколения

В основе системы «1С:Управление торговлей 8» лежит мощная технологическая платформа нового поколения – «1С:Предприятие 8».

Гибкость и настраиваемость

Возможности технологической платформы «1С:Предприятие 8» позволяют:

настроить систему в точном соответствии с отраслевой спецификой или особенностями работы конкретного предприятия;
интегрировать ее с программными продуктами и аппаратными средствами других производителей;
развивать заложенные в систему возможности по мере развития бизнеса и роста потребностей пользователей, адаптировать ее к новым тенденциям управления и учета, к изменениям законодательства итли корпоративных стандартов.

Масштабируемость и производительность

Программные продукты системы «1С:Предприятие 8» способны «расти» вместе с организацией, в которой они работают. Платформа «1С:Предприятие 8» обеспечивает возможность их широкого масштабирования:

однопользовательский вариант для персонального использования или совсем небольшой организации;
многопользовательская версия в файловом варианте;
клиент(серверная версия, которая обеспечивает эффективную работу и надежное хранение информации при наличии десятков и сотен одновременно работающих пользователей.

Исследования производительности «1С:Предприятия 8» в режиме «клиент-сервер» показали, что современная трехуровневая архитектура системы:

обеспечивает сохранение высокой производительности при значительном росте нагрузки на систему и объемов обрабатываемых данных;
позволяет увеличивать пропускную способность путем наращивания мощности используемого оборудования, без затрат, связанных с модификацией или заменой используемого прикладного решения.

Важно отметить, что одни и те же прикладные решения (конфигурации) системы программ «1С:Предприятие 8» могут использоваться как в файловом, так и в клиент-серверном варианте работы. Это в полной мере относится и к продукту «1С:Управление торговлей 8». По мере развития предприятия, расширения поставляемой номенклатуры, увеличения числа клиентов и товарооборота, Вы можете оперативно подключать новые рабочие места и наращивать мощность системы.

Построение территориально распределенных систем

В «1С:Предприятии 8» реализован универсальный механизм обмена данными в формате XML. Он предназначен как для создания территориально распределенных систем на основе «1С:Предприятия 8», так и для организации обмена данными с другими информационными системами. При этом в одном прикладном решении может быть создано несколько независимых схем обмена с различными системами. Поддерживается не только классическая структура распределенных систем (типа «звезда»), но и многоуровневые структуры − типа «снежинка» и более сложные.

Интеграция с другими системами

«1С:Предприятие 8» является открытой системой, рассчитанной на широкую интеграцию практически с любыми внешними программами и оборудованием на основе общепризнанных открытых стандартов и протоколов передачи данных. В системе «1С:Предприятие 8» имеется целый набор средств, с помощью которых можно:

организовать обмен файлами различных форматов;
осуществлять доступ из внешних приложений ко всем объектам системы;
поддерживать различные протоколы обмена и стандарты взаимодействия с другими подсистемами;
работать с Интернет и электронной почтой.

Интеграционные возможности «1С:Предприятия 8» продолжают развиваться на основе наиболее перспективных технологий и форматов представления данных.

Мощные и гибкие механизмы позволяют легко интегрировать «1С:Управление торговлей 8» в единую информационную систему предприятия.

Подключение торгового оборудования

К системе «1С:Управление торговлей 8» может быть подключено торговое оборудование всех видов: сканеры штрих-кодов, терминалы сбора данных, ККМ в режимах «off-line» и «on-line», фискальные регистраторы, дисплеи покупателя, электронные весы, принтеры этикеток. Обеспечена простая и удобная настройка подключения торгового оборудования, предусмотрено подключение нескольких экземпляров оборудования каждого вида.

Администрирование

«1С:Предприятие 8» предоставляет администратору системы развитые средства, обеспечивающие:

простую установку и обновление системы и прикладных решений (конфигураций);
ведение списка пользователей;
настройку прав доступа на основе механизма ролей, формирование индивидуальных пользовательских интерфейсов;
мониторинг действий пользователей и системных событий;
выполнение резервного копирования, тестирования и исправления информационной базы;
установку региональных настроек.

Продуманная эргономика, удобный современный пользовательский интерфейс

В новой модели пользовательского интерфейса «1С:Предприятия 8» обобщен опыт огромного числа пользователей, применявших предыдущие версии системы в самых разных условиях, воплощены современные тенденции развития интерфейсов. В результате»1C:Управление торговлей 8» отвечает самым строгим требованиям, предъявляемым к эргономике систем автоматизации экономической, и управленческой деятельности предприятий.

Начинающий пользователь сможет легко освоить систему: она подскажет, какие действия можно выполнить в конкретной ситуации, пометит в формах ввода поля, обязательные для заполнения и позволит избежать ошибок.

Опытный оператор оценит возможности, позволяющие многократно повысить эффективность работы при интенсивном вводе информации. Все действия можно максимально быстро выполнять при помощи клавиатуры или сканера штрих-кодов, используя режим автоматического выбора значений и другие «акселераторы», реализованные в системе. Например, для заполнения большинства полей входных форм достаточно набрать несколько первых букв названия товара или клиента.

Дизайн интерфейса разработан таким образом, чтобы снизить утомляемость при длительной работе с системой. Компактная модель отображения данных позволяет сосредоточиться на содержании и легко воспринимать информацию даже при беглом просмотре.

В процессе работы пользователю достаточно один раз настроить «под себя» положение и размеры окон, состав, размеры и порядок сортировки колонок списков, другие элементы интерфейса. За короткий срок система «сама» полностью подстраивается под каждого пользователя, «запоминает» его привычки и адаптируется к их изменению. В результате, начиная очередной сеанс работы, пользователь чувствует себя комфортно, как дома.